Статья о роли и задачах информационного администратора в управленческом учете при эксплуатации сложных информационных систем. В статье разъясняется суть понятия "информационный администратор", обосновывается важность этой кадровой позиции в структуре компании, эксплуатирующей сложные информационные системы. Рассмотрены задачи информационного администратора на примере эксплуатации системы управления строительством и продажами недвижимости.

В задачи информационного администратора входит осуществление, в рамках делегированных руководством организации полномочий, специальных функций, которые исходя из соображений информационной безопасности и требований к уровню квалификации не могут быть поручены другим сотрудникам.

Соображения информационной безопасности заключаются в том, что нельзя поручить рядовым сотрудникам осуществлять ряд действий, которые могут привести в злоупотреблениям, к порче информации в системе управленческого учета, к возможному выводу системы управленческого учета из строя.

Соображения относительно уровня квалификации заключаются в том, что такие задачи, как ведение перечня объектов недвижимости, ведение правоустанавливающих документов, формирование аналитической отчетности, требуют особых знаний, которыми многие сотрудники в силу своих функциональных обязанностей не обладают.

Информационный администратор в силу своих функций должен обладать знаниями обо всех бизнес-процессах организации, прямо или косвенно влияющих на управленческий учет, и иметь достаточную квалификацию для их понимания: от знания процесса заключения инвестиционных контрактов на строительство до общих знаний правил бухгалтерского учета. Информационный администратор должен обладать отличным уровнем технической грамотности и владеть такими инструментами, как система управленческого учета, программы семейства Microsoft Office, должен иметь хорошие навыки работы с электронной корреспонденцией.

В задачи информационного администратора не входит осуществление функций, права на исполнение которых делегированы непосредственно сотрудникам различных подразделений.

Основное отличие информационного администратора от оператора баз данных заключается в следующем: оператор баз данных выполняет функции набивки информации без досконального понимания природы этой информации и бизнес-процессов, в которых она используется.

Должность оператора баз данных используется организацией тогда, когда ни один сотрудник не обладает достаточным уровнем технической грамотности и владения компьютером, а организация не нацелена на инновационный рост. На данный момент должность оператор баз данных используется в основном в некоторых бюджетных учреждениях и малых организациях и исторически отмирает.

Взаимодействие с отделами

Дирекция

• Выполнение оперативных поручений руководства по построению регламентированных и аналитических отчётов.

Отдел сбыта

• Выполнение оперативных поручений руководства отдела.
• Выполнение поручений руководства отдела, связанных с помощью другим подразделениям.
• Ввод новых объектов объектов недвижимости.
• Ведение движения площадей: выпуск в реализацию, снятие с реализации, создание резервов под отдельные стратегические и оперативные задачи руководства.
• Утверждение платных клиентских резервов в ходе взаимодействия с менеджерами отдела.
• Учет договоров реализации по нетиповым схемам реализации.
• Осуществление расторжений договоров реализации.
• Формирование типовой отчетности.
• Формирование нетиповой отчетности.
• Формирование отчетности для группы телефонных операторов.

Бухгалтерия

• Подготовка актов сверки информации управленческого и бухгалтерского учета.
• Подготовка актов сверки с агентами по продаже недвижимости.

Юридический отдел

• Ведение учета правоустанавливающих документов: инвестиционные контракты, договоры соинвестирования, договоры поручения на реализацию, дополнительные соглашения к правоустанавливающим документам: ввод новых документов, ведение движения площадей (изменения через дополнительные соглашения) по существующим документам.
• Формирование задания юридическому отделу по подготовке оригиналов документов.
• Совместная выверка документов на предмет изменений и возможных ошибок,

Финансовый отдел

• Учет платежей по реализации, поступающих на счета организаций доверителей.
• Формирование необходимой отчетности для сверки платежей.

Отдел маркетинга

• Постановка задачи по оценке списков объектов недвижимости.
• Постановка задачи на формирование списков для вывода в продажу.

Прочие задачи

• Выполнение регулярных регламентных процедур.
• Формирование прайс-листа для сайта.

Требования к квалификации

• Высшее техническое образование (предпочтительно).
• Хорошие навыки владения офисными программами: Excel, Outlook, Word.
• Опыт работы в используемой системе управленческого учета или схожих с ней (предпочтительно).
• Знание основ финансового анализа.
• Знание основ бухгалтерского учета.
• Навыки анализа бизнес-процессов.
• Умение налаживать рабочие взаимоотношения с людьми.
• Умение составлять регламенты взаимодействия с другими подразделениями.
• Навыки по подготовке предложений по оптимизации взаимодействия с другими подразделениями.

Как видим, роль информационного администратора при эксплуатации сложных систем управленческого учета велика. От подбора подходящего на эту позицию человека и его обучения напрямую зависит эффективность эксплуатации системы управленческого учета и, как следствие, эффективность самих бизнес-процессов, учитываемых в системе.